Đối với mỗi doanh nghiệp, việc ký duyệt các văn bản nội bộ để đưa ra một quyết định sản xuất, kinh doanh, cung cấp dịch vụ hoặc đơn giản chỉ là một sự thay đổi đơn hàng, yêu cầu nguyên vật liệu, một quyết định nâng cấp - nâng lương… cho tới những quyết định để thay đổi một chiến lược kinh doanh mang tầm vĩ mô… đều đòi hỏi có sự ký duyệt từ các bên liên quan để đi tới một quyết định cuối cùng.
Điều gì đã xẫy ra khi doanh nghiệp chưa ứng dụng CNTT vào các quy trình ký duyệt của mình?
- Phần lớn các doanh nghiệp ở Việt Nam đang làm thủ công cho việc ký duyệt các văn bản, điều này đã làm tiêu tốn hầu hết thời giờ của các nhà quản trị và các nhà chiến lược, mỗi ngày họ phải đối mặt với vô số chồng hồ sơ trên bàn làm việc và các áp lực đưa ra một quyết định kinh doanh hiệu quả dựa vào các thông tin tập hợp trong những chồng hồ sơ, văn bản đó thì không đơn giản chút nào.
- Tiêu tốn quá nhiều thời gian cho quá trình ký duyệt một văn bản.Chi phí cao cho các thiết bị văn
MỘT QUY TRÌNH KÝ DUYỆT VĂN BẢN ĐƠN GIẢN:
(Quy trình ký duyệt nghỉ phép)
- Phòng như: giấy, mực in, máy in, bút… các văn bản cần ký duyệt sẽ bị trễ hạn nếu như các cấp ký duyệt không có mặt tại phòng làm việc.
- Truy lục lại thông tin luôn là một trong những nhu cầu cần thiết của mỗi doanh nghiệp, nếu các văn bản, thông tin chỉ được lưu trữ trong các tập hồ sơ dày cộp, chúng ta sẽ tiêu tốn nhiều thời gian, công sức để truy tìm lại những thông tin cần thiết khi cần.
- Nhu cầu tổng hợp thông tin để phục vụ các cấp quản lý trong việc đưa ra các quyết định và chiến lược kinh doanh trong các thị trường đầy năng động và tiềm ẩn nhiều rũi ro như hiện nay rất khó khăn.
- Không có công cụ để chiết xuất thông tin nhằm phục vụ tốt cho việc lập kế hoạch quản lý, giám sát, kiểm soát chi tiêu nội bộ.
- Chưa xây dựng được một môi trường văn hóa doanh nghiệp dựa vào CNTT để nâng cao lợi thế cạnh tranh và giá trị doanh nghiệp trên thị trường.
Theo http://businessproccesworkflow.blogspot.com