Đối với mỗi doanh nghiệp, việc ký duyệt các văn bản nội bộ để đưa ra một quyết định sản xuất, kinh doanh, cung cấp dịch vụ hoặc đơn giản chỉ là một sự thay đổi đơn hàng, yêu cầu nguyên vật liệu, một quyết định nâng cấp - nâng lương… cho tới những quyết định để thay đổi một chiến lược kinh doanh mang tầm vĩ mô… đều đòi hỏi có sự ký duyệt từ các bên liên quan để đi tới một quyết định cuối cùng.
Kính thưa Quý khách hàng!
Lời đầu tiên, chúng tôi xin kính gởi đến Quý khách hàng những lời chúc tốt đẹp nhất. Kính chúc Quý khách hàng luôn thành công trên mọi lĩnh vực.
Thưa Quý khách!
Công ty TNHH TM-DV NGUYÊN PHONG là một trong những Cty chuyên kinh doanh lĩnh vực công nghệ hiện đại, phục vụ các nhu cầu cần thiết trong lĩnh vực kinh doanh cũng như trong cuộc sống. Hiện nay, với đội ngũ nhân viên có trình độ kỹ thuật, tay nghề cao trong lĩnh vực công nghệ thông tin và công nghệ Nano, chắc chắn rằng chúng tôi sẽ mang đến cho Quý khách những sản phẩm, dịch vụ mang tính thiết thực và hiệu quả cao. Chúng tôi xin trân trọng gởi đến Quý khách hàng một số thông tin cơ bản về hệ thống QUY TRÌNH KÝ DUYỆT VĂN BẢN.
QUY TRÌNH KÝ DUYỆT VĂN BẢN
Đối với mỗi doanh nghiệp, việc ký duyệt các văn bản nội bộ để đưa ra một quyết định sản xuất, kinh doanh, cung cấp dịch vụ hoặc đơn giản chỉ là một sự thay đổi đơn hàng, yêu cầu nguyên vật liệu, một quyết định nâng cấp - nâng lương… cho tới những quyết định để thay đổi một chiến lược kinh doanh mang tầm vĩ mô… đều đòi hỏi có sự ký duyệt từ các bên liên quan để đi tới một quyết định cuối cùng.
Điều gì đã xẩy ra khi doanh nghiệp chưa ứng dụng CNTT vào các quy trình ký duyệt của mình?
Phần lớn các doanh nghiệp ở Việt Nam đang làm thủ công cho việc ký duyệt các văn bản, điều này đã làm tiêu tốn hầu hết thời giờ của các nhà quản trị và các nhà chiến lược, mỗi ngày họ phải đối mặt với vô số chồng hồ sơ trên bàn làm việc và các áp lực đưa ra một quyết định kinh doanh hiệu quả dựa vào các thông tin tập hợp trong những chồng hồ sơ, văn bản đó thì không đơn giản chút nào.
Tiêu tốn quá nhiều thời gian cho quá trình ký duyệt một văn bản.
Chi phí cao cho các thiết bị văn phòng như: giấy, mực in, máy in, bút…
Các văn bản cần ký duyệt sẽ bị trễ hạn nếu như các cấp ký duyệt không có mặt tại phòng làm việc.
Truy lục lại thông tin luôn là một trong những nhu cầu cần thiết của mỗi doanh nghiệp, nếu các văn bản, thông tin chỉ được lưu trữ trong các tập hồ sơ dày cộp, chúng ta sẽ tiêu tốn nhiều thời gian, công sức để truy tìm lại những thông tin cần thiết khi cần.
Nhu cầu tổng hợp thông tin để phục vụ các cấp quản lý trong việc đưa ra các quyết định và chiến lược kinh doanh trong các thị trường đầy năng động và tiềm ẩn nhiều rũi ro như hiện nay rất khó khăn.
Không có công cụ để chiết xuất thông tin nhằm phục vụ tốt cho việc lập kế hoạch quản lý, giám sát, kiểm soát chi tiêu nội bộ.
Chưa xây dựng được một môi trường văn hóa doanh nghiệp dựa vào CNTT để nâng cao lợi thế cạnh tranh và giá trị doanh nghiệp trên thị trường.
MỘT QUY TRÌNH KÝ DUYỆT VĂN BẢN ĐƠN GIẢN
Trên đây là một thí dụ đơn giản về quy trình ký duyệt văn bản, trong mỗi doanh nghiệp chúng ta luôn có nhiều quy trình ký duyệt phức tạp khác nhau vì mục đích đem tới hiệu quả sản xuất kinh doanh cho doanh nghiệp.
Hiểu thấu những khó khăn và vướng mắc của Quý doanh nghiệp, NGUYÊN PHONG xin giới thiệu với Quý khách hàng những giải pháp ký duyệt văn bản được chúng tôi phát triển và đã được khách hàng của chúng tôi đánh giá cao:
+ Hệ thống ký duyệt thanh toán nội bộ (ePayment System)
- Xét duyệt chi trả các chi phí tiếp khách, chi phí công tác của nhân viên.
- Xét duyệt chuyển khoản nội bộ, áp dụng cho các doanh nghiệp nhiều chi nhánh và có nhiều tài khoản ở nhiều ngân hàng khác nhau.
- Xét duyệt tạm ứng cá nhân, tạm ứng để tổ chức các sự kiện của công ty như: PR, quảng cáo, hoạt động từ thiện…
- Tất toán tạm ứng sau khi kết thúc các sự kiện.
- Theo giỏi khác khoản tạm ứng.
- Khấu trừ tạm ứng vào tài khoản lương của nhân viên.
+ Hệ thống ký duyệt thanh toán ngoài (đại lý, khách hàng, đối tác..) – ePayment Distribution
- Hệ thống ký duyệt chi trả hoa hồng cho danh sách các đại lý, đối tác, khách hàng.
- Theo giỏi quá trình chi trả.
- Chiết xuất báo cáo, hoạch địch chiến lược thị trường, nâng cấp cải tiến, cắt giảm hệ thống phân phối.
+ Hệ thống ký duyệt mua sắp – Purchasing System
- Hệ thống ký duyệt mua sắm phục vụ nhu cầu kinh doanh của công ty.
- Quản lý nhà cung cấp.
- Quản lý đơn hàng.
- Theo giỏi tình trạng giao hàng.
- Quản lý, theo giỏi tài sản cố định sau khi mua.
- Chiết xuất báo cáo, đánh giá hiệu quả sử dụng tài sản doanh nghiệp và lập kế hoạch dự phòng.
- Hệ thống ký duyệt và phân bổ nhân viên đi công tác – AFT System
- Ký duyệt yêu cầu đi công tác, phục vụ nhu cầu kinh doanh của công ty đối với nhân viên.
- Quản lý danh sách khách sạn, các nhà cung cấp dịch vụ lữ hành.
- Đặt vé trực tuyến….
+ Hệ thống quản lý và theo giỏi dự án- Project Tracking System
Quản lý các dự án trong và ngoài công ty, theo giỏi tiến độ làm việc.
Chiết suất báo cáo tiến đô, hoạch định nguồn nhân lực, dự trù phương án nguyên vật liệu, lập kế hoạch dự phòng..
Theo giỏi các đối thủ kinh doanh.
Quản lý các nhà cung cấp nguyên vật liêu..
+ Ngoài ra chúng tôi còn xây dững những hệ thống như:
Hệ thống lưu trữ văn bản, hợp đồng, báo cáo kinh doanh, dữ liệu mật của công ty (Document Storage).
Hệ thống ký duyệt nghĩ phép (Request for Leave).
Hệ thống thông báo mail nội bộ (Bulettin Board).
Và nhiều hệ thống với nhiều chức năng khác.
Như vậy hệ thống KÝ DUYỆT VĂN BẢN hay còn có tên tiếng anh "Business Process Workflow Management" là một trong những hệ thống không thể thiếu nhằm mang lại hiệu quả kinh doanh cao nhất cho Quý doanh nghiệp. Xin vui lòng cho phép Công ty NGUYÊN PHONG chúng tôi được hân hoan đồng hành trong sự nghiệp phát triển và thành công trong hoạt động kinh doanh của Quý khách hàng.
Theo nguyenphong.net