Quy trình nghiệp vụ là trình tự không đổi các thao tác của người lao động trong doanh nghiệp. Việc tự động hóa các trình tự này điều chỉnh công việc và thúc đẩy đáng kể khi thực hiện nhiệm vụ sau cùng. 

Ví dụ: Các dạng quy trình nghiệp vụ như sau:

• Xem xét: văn bản được xem xét bởi người lãnh đạo và sẽ được hoàn trả cho tác giả cùng với các quyết định.

• Thực hiện: văn bản được chuyển đi để thực hiện cho tất cả người sử dụng trong danh sách và cho người kiểm soát để theo dõi kỷ luật thực hiện. Một trong số những người sử dụng có thể được chỉ định là người chịu trách nhiệm thực hiện.

• Thống nhất ý kiến: trong khuôn khổ của quy trình nghiệp vụ này, văn bản được đưa ra để thống nhất ý kiến của những người được hỏi và sau đó hoàn trả cho người khởi xướng quy trình để tham khảo kết quả thống nhất ý kiến.

• Duyệt: văn bản được đưa tới người có trách nhiệm để duyệt và hoàn trả cho tác giả văn bản để tham khảo kết quả duyệt.

• Đăng ký: văn bản được đưa tới thư ký để ghi số đăng ký, đóng dấu công ty và gửi cho người nhận.

• Tham khảo: bằng quy trình nghiệp vụ này, văn bản cần thiết được gửi đi cho tất cả người sử dụng theo danh sách tham khảo.

• Ủy nhiệm: bằng quy trình nghiệp vụ này, có thể tạo ra ủy nhiệm công việc cho nhân viên và kiểm tra việc thực hiện này.

Mỗi quy trình nghiệp vụ theo mức độ phát sinh giai đoạn có tạo ra các nhiệm vụ do người sử dụng nhất định hướng tới. Ví dụ, quy trình nghiệp vụ Ủy nhiệm bắt đầu lập nhiệm vụ Thực hiện ủy nhiệm đối với người thực hiện, sau khi người sử dụng ấn định thực hiện nhiệm vụ này, còn nhiệm vụ Kiểm tra thực hiện dành cho người khởi xướng quy trình nghiệp vụ.

Có thể quy định nhiệm vụ không chỉ cho những người thực hiện cụ thể, mà còn theo vai trò của họ. Ví dụ, có thể gửi văn bản để duyệt cho vai trò Giám đốc, chương trình sẽ tự động chuyển nhiệm vụ tương ứng cho người mà tại thời điểm đó đảm nhiệm vai trò này, đó chính là giám đốc hoặc phó giám đốc. Cũng có thể đánh địa chỉ cho người sử dụng được xác định bằng cách tự động thay thế như sau:

• tất cả lãnh đạo của tác giả quy trình nghiệp vụ;

• tất cả tác giả được ủy nhiệm của quy trình nghiệp vụ;

• người lãnh đạo trực tiếp của tác giả văn bản;

• tất cả lãnh đạo của tác giả văn bản.

Thành phần vai trò là riêng biệt đối với mỗi doanh nghiệp hoặc cơ quan và có thể thay đổi, tùy chỉnh mà không cần tắt bỏ hệ thống. Khi thay thế người thực hiện, vai trò nhiệm vụ sẽ tự động được đưa vào bàn làm việc của người thực hiện mới.

Vào bất kỳ thời điểm nào người sử dụng có thể xem danh sách các nhiệm vụ được giao trong danh sách Nhiệm vụ của tôi. Danh sách này sẽ tự động kết nhập khi khởi động chương trình.

Ngoài ra, người sử dụng có thể nhận thông báo về việc cần thiết thực hiện nhiệm vụ qua E-mail.

Đối với mỗi quy trình nghiệp vụ trong chương trình có đưa vào thẻ, từ đó người sử dụng có thể gọi ra sơ đồ khối trực quan của quy trình nghiệp vụ. Việc thực hiện các giai đoạn của quy trình nghiệp vụ sẽ được hiển thị trên sơ đồ khối. Nhờ có sơ đồ kiểu này, vào thời điểm bất kỳ người tạo quy trình nghiệp vụ có thể giải thích người đó đang thực hiện ở giai đoạn nào và ai trong số nhân viên đã thực hiện và ai chưa thực hiện nhiệm vụ của mình. Phần dưới là ví dụ về thẻ và sơ đồ khối quy trình nghiệp vụ Thống nhất ý kiến.

Quy trình nghiệp vụ có liên quan đến văn bản nhất định, có thể được tạo trên cơ sở văn bản này. Đối với quy trình nghiệp vụ thuộc mỗi dạng trong chương trình có danh sách riêng biệt, ví dụ, danh sách thống nhất ý kiến:

Đối với mỗi dạng quy trình nghiệp vụ, có thể tùy chỉnh khuôn mẫu để sử dụng khi tạo quy trình nghiệp vụ mới. Khuôn mẫu quy trình nghiệp vụ bao gồm các thông tin sau:

• lộ trình hóa;

• thời hạn;

• mức độ quan trọng;

• tên gọi;

• mô tả và thông tin khác.

Ví dụ, khuôn mẫu quy trình nghiệp vụ Thống nhất ngoài hợp đồng:

Trong thẻ ấn định dạng văn bản có thể chỉ ra danh sách các khuôn mẫu quy trình nghiệp vụ có liên quan đến văn bản đó. Danh sách này sẽ được sử dụng tự động khi tạo quy trình nghiệp vụ mới trên cơ sở văn bản thuộc dạng này. Trong ví dụ trên, dạng văn bản đến là Hợp đồng có liên quan đến khuôn mẫu đã dẫn là Thống nhất ngoài hợp đồng và hai khuôn mẫu khác – Duyệt hợp đồng và Đăng ký hợp đồng:

Khi tạo quy trình nghiệp vụ trên cơ sở văn bản đến bất kỳ dạng Hợp đồng, người sử dụng có thể chọn từ danh sách này khuôn mẫu phù hợp.

Để phân tích quá trình thực hiện quy trình nghiệp vụ, trong chương trình có một loạt các báo cáo được dẫn chứng dưới đây.

Báo cáo theo quy trình nghiệp vụ (phương án Thống kê theo dạng)

  

 

Báo cáo theo nhiệm vụ (phương án Nhiệm vụ hiện tại)

  

Báo cáo về kỷ luật thực hiện

Nguồn Internet