Quản lý dự án là việc áp dụng các kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật cho các hoạt động để đáp ứng các yêu cầu của dự án. Quản lý dự án được thực hiện thông qua các ứng dụng thích hợp và hội nhập của 47 nhóm các quy trình quản lý dự án, được phân thành năm nhóm quá trình (Process) như sau:

• Initiating,
• Planning,
• Executing,
• Monitoring and Controlling, and
• Closing.

Quản lý một dự án thường bao gồm, nhưng không giới hạn:
• Xác định yêu cầu;
• Giải quyết các nhu cầu khác nhau, mối quan tâm và kỳ vọng của các bên liên quan trong việc lập kế hoạch và thực hiện dự án;
• Thiết lập, duy trì và thực hiện các thông tin liên lạc giữa các bên liên quan một cách chủ động, hiệu quả và mang tính hợp tác;
• Quản lý các bên liên quan theo hướng đáp ứng yêu cầu dự án và tạo ra các tác phẩm công việc trong dự án;
• Cân bằng các giới hạn cạnh tranh trong dự án, trong đó bao gồm, nhưng không giới hạn:
○○ Phạm vi,
○○ Chất lượng,
○○ Lịch trình,
○○ Ngân sách,
○○ Nguồn lực
○○ Rủi ro

Các đặc điểm và hoàn cảnh cụ thể có thể ảnh hưởng đến những hạn chế dự án mà đội ngũ quản lý dự án cần tập trung.

Các mối quan hệ giữa các yếu tố này có tính chất là nếu có thay đổi một yếu tố nào đó thì ít nhất một yếu tố khác sẽ bị ảnh hưởng. Ví dụ, nếu như Lịch trình được rút ngắn thì thường yếu tố Ngân sách cần được tăng lên để bổ sung thêm nguồn lực để hoàn thành khối lượng công việc tương tự trong thời gian ít hơn. Nếu việc gia tăng Ngân sách là không thể, thì phạm vi hoặc chất lượng mong đợi có thể được giảm để cung cấp kết quả cuối cùng của dự án trong thời gian ít hơn so với số tiền ngân sách tương tự.

Các bên liên quan có thể có những ý tưởng khác nhau về yếu tố nào là quan trọng nhất, tạo ra thậm chí nhiều hơn những thách thức. Thay đổi các yêu cầu, mục tiêu dự án có thể tạo ra những rủi ro kèm theo. Đội dự án cần có khả năng đánh giá tình hình, cân đối nhu cầu và duy trì sự chủ động liên lạc với các bên liên quan để cung cấp được một dự án thành công.

Do tiềm năng của sự thay đổi, việc phát triển của kế hoạch quản lý dự án là một hoạt động lặp đi lặp lại và dần dần xây dựng trong suốt vòng đời của dự án. Xây dựng tiến bộ của dự án liên quan đến việc không ngừng nâng cao và chi tiết một kế hoạch như thông tin chi tiết và cụ thể và ước lượng chính xác trở nên có sẵn.

Xây dựng tiến bộ cho phép đội ngũ quản lý dự án định nghĩa công việc và quản lý nó đến một mức độ cực kỳ chi tiết khi dự án ngày càng phát triển.

Theo PMBOK.