Để triển khai được thành công hệ thống ERP, một số chuyên gia cho rằng cần phải chuẩn hóa các quy trình hoạt động của doanh nghiệp trước, và như vậy, nếu doanh nghiệp đã triển khai thành công ISO, thì việc triển khai ERP sẽ được thuận lợi hơn…

Quy trình và chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ

Quy trình nghiệp vụ là một chuỗi các công việc được sắp xếp theo một trật tự nhất định để hoàn thành một nghiệp vụ. Tính chất nổi bật của quy trình nghiệp vụ là tính lặp đi lặp lại. Ví dụ, khi thực hiện xuất kho bán một lô hàng: kế toán viên viết hóa đơn xuất kho và báo cho thủ kho để tiến hành xuất kho. Bất cứ lần xuất kho nào, công việc này cũng đều được lặp lại như thế. Trên thực tế, có rất nhiều nghiệp vụ khác nhau và tương ứng với nó là rất nhiều quy trình nghiệp vụ khác nhau. Các quy trình khác nhau có tần suất khác nhau. Ví dụ như việc nhập hàng thực hiện 20 lần/ngày, tính lương thực hiện 2 lần/tháng…

Đối với các DN nhỏ, số lượng cán bộ nhân viên ít và tần suất các nghiệp vụ không nhiều thì các quy trình được đơn giản hóa tới mức tối đa. Nhưng khi DN phát triển, số lượng nhân viên nhiều, số lượng các nghiệp vụ tăng và tần suất tăng thì việc không chuẩn hóa sẽ dẫn đến nhầm lẫn, khó kiểm soát, kém hiệu quả và gây chậm trễ.

Để chuẩn hóa quy trình thì việc áp dụng ISO được đánh giá là giải pháp đúng đắn nhất trong điều kiện hiện nay. Với ISO, việc chuẩn hóa quy trình được ban hành và phổ biến dưới dạng văn bản, có hiệu lực thi hành và có những biện pháp, chế tài để đảm bảo thực hiện tốt các quy định. Trên thực tế, rất nhiều DN Việt Nam đã áp dụng ISO thành công trong việc chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ của mình.

Mối quan hệ giữa ERP và quy trình nghiệp vụ

Công ty Savimex hơn một lần được nhắc đến trên các báo chí về lịch sử triển khai ERP vào DN. Nhưng ít ai biết trong 6 lần triển khai trước đây, Savimex đã từng quan niệm ERP là tin học hóa quy trình hiện có. Sau những kết quả thất bại, thậm chí Savimex còn thuê thêm một công ty tư vấn nước ngoài về xây dựng lại quy trình, nhưng sau đó kết quả triển khai cũng không như mong muốn. Bài học từ Savimex cho thấy: muốn triển khai ERP, không chỉ có quy trình tác nghiệp sẵn có của mình mà cần nghiên cứu, thay đổi theo quy trình của ERP.

Có rất nhiều quan niệm về mối quan hệ giữa quy trình chuẩn hóa và ERP, nhưng dưới góc độ một người làm tư vấn, tôi cho rằng bản chất ERP = quy trình chuẩn hóa + Tin học hóa. Khi DN mua ERP, không có nghĩa là DN mua một công cụ tin học hỗ trợ quản lý, mà còn là DN “mua quy trình”. Công ty FPT là một đơn vị điển hình của việc “mua quy trình”. Trước khi ứng dụng ERP, FPT đã thực hiện triển khai ISO 9000. Bản thân FPT cũng đã sử dụng các phần mềm tự viết và có trong tay một lực lượng lập trình viên hùng hậu nhất Việt Nam. Lúc đó, FPT đứng trước hai lựa chọn: hoặc là tự phát triển hoặc là mua sản phẩm của nước ngoài. Cuối cùng các nhà quản lý FPT đã quyết định thay đổi những quy trình hiện có theo quy trình chuẩn quốc tế để phát triển hơn. Và kết quả cho thấy họ đã đúng.

Trở lại với câu hỏi DN về mối quan hệ giữa ISO và ERP. Khi có ISO rồi thì có rút ngắn được thời gian triển khai ERP xuống hay không? Câu trả lời tùy thuộc vào chính khả năng quyết định của DN, bởi vì ISO mới chỉ dừng lại ở trên giấy tờ và bán thủ công, còn khi triển khai ERP, DN sẽ phải có những thay đổi nhất định. Tuy nhiên, điểm lợi ở đây là DN đã có quy trình, các cán bộ nhân viên đã quen với quy trình nên thời gian triển khai chắc chắn là ngắn hơn so với các DN chưa có ISO hoặc chưa chuẩn hóa quy trình.

Nói tóm lại, quy trình chuẩn hóa và ERP có mối quan hệ tương hỗ với nhau. Nếu quy trình đã được chuẩn hóa, việc triển khai ERP là rất thuận lợi. Còn ngược lại, nếu DN chưa chuẩn hóa quy trình thì ERP chính là một công cụ đắc lực để chuẩn hóa quy trình của DN.

Cuối cùng, lãnh đạo DN là người có vai trò quyết định hầu hết sự thành công của việc triển khai ERP. Không ai khác ngoài lãnh đạo DN là người hiểu rõ được những lợi ích khi chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ. Một khi các quy trình đã được chuẩn hóa, những biện pháp, chế tài được đảm bảo thực hiện một cách đúng đắn, việc triển khai ERP mới rút ngắn được thời gian và thành công như mong đợi ban đầu.

Ngọc Mai – Chuyên gia tư vấn FPT-ERP