Các doanh nghiệp nhỏ có cơ hội làm quen với phần mềm CRM phục vụ các hoạt động marketing, bán hàng... ở mức đơn giản thông qua việc ứng dụng bộ phần mềm văn phòng Microsoft Small Business Office 2007.

Ra mắt cùng với hệ điều hành Windows Vista gây xôn xao thị trường, bộ ứng dụng văn phòng Microsoft Office 2007 có đến 8 phiên bản trong đó có một phiên bản được thiết kế dành cho doanh nghiệp (DN) nhỏ. Xứng đáng với cái tên Small Business Office, phiên bản này ngoài các ứng dụng soạn thảo văn bản và bảng tính quen thuộc còn có phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM) hữu ích dành cho DN nhỏ - Business Contact Manager (BCM) đi cùng Office Outlook 2007.

Hình 1

DN năng động và nhân viên thường cũng phải đa năng. Nào là liên hệ với khách hàng, lên phương án kinh doanh, lập kế hoạch tiếp thị... đã vậy còn thêm công việc bận rộn của “thời @” - xử lý email. Thật vất vả để kiểm soát hàng đống công việc cần giải quyết mỗi ngày!

Nhưng giờ đây nỗi vất vả trên có thể san sẻ cho công cụ quen thuộc được sử dụng hàng ngày. Phiên bản mới Office Outlook 2007 được tích hợp danh sách công việc cần làm To-Do Bar, cho phép người dùng dễ dàng kiểm soát đồng thời email và lịch công việc cần làm. Không chỉ có vậy, với tính năng mở rộng của Outlook là Business Contact Manager 2007, DN nhỏ có cơ hội tiếp cận giải pháp CRM để quản lý quan hệ khách hàng.

Hình 2

Hình 3

Ngoài các thông tin liên hệ (“Contacts”) như tên, địa chỉ, số điện thoại, email... BCM còn lưu giữ thông tin về “khả năng giao dịch” của khách hàng. Form “Oppoturnity” của BCM cho phép quản lý chi tiết các hoạt động giao dịch của từng khách hàng, bao gồm thông tin về sản phẩm hay dịch vụ đang giao dịch, giá, tiến trình thương thảo và xác suất thành công của thương vụ (hình 1). Nhờ thông tin về lịch sử các giao dịch của khách hàng, DN có thể đánh giá xác suất thành công của thương vụ mới, lập dự toán và điều phối nguồn lực hiệu quả. BCM cung cấp hơn 50 mẫu báo cáo có thể tùy biến về khách hàng và “tiềm năng giao dịch”. DN có thể dễ dàng lọc ra những khách hàng có nhiều triển vọng hay những khách hàng mục tiêu nhưng ít liên lạc trong thời gian gần đây. Những thông tin này giúp DN luôn “bám sát” khách hàng quan trọng (hình 2). BCM còn có chức năng giúp DN quản lý chương trình tiếp thị và quản lý dự án. Với tiếp thị (hình 3), BCM cho phép chọn lọc danh sách khách hàng, gửi đi tài liệu tiếp thị và giám sát kết quả phản hồi. Với dự án (hình 4), BCM cho phép thực hiện phân công công việc, chia sẻ thông tin liên quan đến dự án cho các thành viên trong nhóm và giám sát tiến độ thực hiện công việc. Các công việc sẽ xuất hiện trên To-Do Bar (trong Outlook) của các thành viên.

Hình 4

Trong phiên bản Small Business Office 2007, ngoài các công cụ quen thuộc là Word, Excel, PowerPoint cũng có nhiều cải tiến quan trọng (xem bài “Microsoft Office: Nâng cấp đáng giá”, ID: A0702_76), còn có thêm công cụ Publisher cho phép tạo tài liệu tiếp thị chuyên nghiệp, những công cụ này là trợ thủ đắc lực cho DN trong hoạt động kinh doanh và quan hệ với khách hàng.

Tiện lợi, dễ dùng và chi phí đầu tư thấp, Microsoft Small Business Office 2007 với BCM có thể làm thay đổi suy nghĩ của những DN từng bị ám ảnh bởi con số thống kê 75% DN thất bại trong ứng dụng CRM