Ngày nay, chúng ta thường hay nghe nói đến thuật ngữ Workflow, đặc biệt là trong lĩnh vực chế bản hiện đại. Như vậy, Workflow là gì? Chu trình chế bản (Prepress workflow) là gì? Qua bài viết này, chúng tôi hy vọng rằng các bạn sẽ có một cái nhìn rõ hơn về chúng, nhất là những người đang quản lý hoặc đang làm việc trên các hệ thống chế bản hiện đại như xuất phim, ghi bản hiện nay.

Workflow là gì? Chu trình chế bản (Prepress workflow) là gì?

Workflow (chu trình làm việc) là một thuật ngữ chung chỉ tất cả các công đoạn mà một công việc phải đi qua cho đến khi hoàn tất. Một chu trình chế bản (prepress workflow) là một bộ phần mềm được sử dụng để tự động hóa tất cả hoặc một vài công đoạn xử lý trong chế bản.

Các hệ thống chu trình chế bản cho in thương mại (Commercial printing)

Hiện nay có nhiều giải pháp về chu trình chế bản cho in thương mại. Hầu hết (nếu không phải nói là tất cả) các hệ thống đều ở dạng mô-đun: một mô-đun hệ thống cơ bản và có thể được mở rộng bằng các mô-đun tùy chọn khác. Lúc đầu, bạn có thể mua một hệ thống gồm một số chức năng chính, sau đó nếu có điều kiện, bạn có thể mua thêm các chức năng tùy chọn khác để mở rộng hệ thống. Một trong những khía cạnh phức tạp của việc mua một hệ thống chu trình làm việc (workflow system) là phải đảm bảo rằng chúng ta đã không mua phải một hệ thống không thích hợp với các thiết bị và điều kiện sẵn có của mình chỉ để có được một mức giá thấp ban đầu.

Hiện nay, việc cung cấp các giải pháp cho chu trình làm việc (workflow), có những dạng sau:

• Cung cấp trọn gói: Nhiều nhà cung cấp các hệ thống xuất (output systems) cũng có cung cấp các hệ thống chu trình làm việc (workflow). Các nhà cung cấp có thể cung cấp các gói dịch hấp dẫn và có thể lôi cuốn những người muốn có một giải pháp “Chìa khóa trao tay” (Turnkey solution) từ một nhà cung cấp duy nhất bao gồm theo hệ thống xuất của họ. Các hệ thống này bao gồm:

Agfa Apogee Prepress;

Fujifilm XMF (Cross Media Format);

Heidelberg Prinect;

Kodak Prinergy; hay

Screen TrueFlow

• Với một giải pháp “Chìa khóa trao tay”, một hãng duy nhất sẽ cung cấp hầu hết các thành phần của chu trình, nó thường bao gồm cả phần mềm và các thiết bị đầu ra. Các giải pháp này trước đây khá đắt tiền, nhưng ngày nay giá cả của chúng đang trở nên ngày càng phải chăng hơn.

Một trong những lợi ích chủ yếu của các hệ thống này là công việc xử lý thường được trải rộng trên nhiều máy trạm và cho năng suất cao. Ngoài ra, giải pháp này còn cho phép nén các file lớn để lưu chuyển từ trạm làm việc này đến trạm làm việc khác. Cuối cùng, hầu hết các chu trình này dựa trên hệ thống máy khách/ máy chủ (client/server), cho phép chúng ta xử lý công việc nhanh hơn.

• Các nhà cung cấp độc lập: Ngoài ra còn có các công ty phần mềm cũng phát triển và cung cấp các hệ thống chu trình làm việc. Các đại lý của họ có thể cung cấp những ứng dụng phù hợp. Các giải pháp bao gồm:

Dalim Twist;

Esko Backstage & Esko Odystar;

Xitron Navigator;

Rampage

• Các ứng dụng phối hợp: Cả hai dạng công ty nhỏ và lớn có thể hợp tác cùng nhau tạo ra một bộ các chương trình ứng dụng phối hợp của riêng họ mà chúng có thể tương thích và làm việc với nhau. Những chu trình như vậy thường được gọi là Do It Yourself (Tự làm công việc) hoặc chu trình DIY. Những hệ thống này có thể rẻ hơn so với các giải pháp trọn gói, nhưng nói chung chúng thường thiếu tính tự động hóa, thiếu cấu trúc máy khách-máy chủ (client-server) và các khả năng ổn định của hệ thống.
• 

Các tác vụ của chu trình làm việc (Workflow tasks)

Mỗi hệ thống chu trình làm việc của các nhà cung cấp khác nhau nói chung sẽ có tên gọi và cấu trúc khác nhau, tuy nhiên về cơ bản các chu trình đó đều bao gồm những tác vụ sau:

• Nhận dữ liệu
• Kiểm tra (preflight)
•      Bình bản điện tử (imposition)
• Dịch dữ liệu (rendering)
• trapping
• In thử (proofing)
• Sửa chữa và kiểm tra lần cuối
• Xuất sang các thiết bị xuất như: máy in kỹ thuật số (digital press), máy ghi phim (imagesetter) hoặc máy ghi bản (platesetter)
• Khởi tạo dữ liệu cho việc tự động hóa khâu in và sau in (CIP3 và CIP4)
• Báo cáo đến Hệ thống quản lý thông tin (Management of Information System - MIS) về chi phí và lịch làm việc.
• Lưu trữ dữ liệu cho việc in tái bản

TỔNG QUAN VỀ MỘT VÀI TÁC VỤ CHÍNH

NHƯ VẬY CHÚNG TA NÊN LỰA CHỌN MỘT CHU TRÌNH THEO GIẢI PHÁP “CHÌA KHÓA TRAO TAY” (TURNKEY) HAY THEO GIẢI PHÁP “DO IT YOURSELF” (DIY)?

Để xác định việc lựa chọn của mình, bạn nên xem xét những vấn đề sau:

• Kỹ năng của bộ phận chế bản;
• Tính chất của sản phẩm;
• Sản lượng; và
• Chi phí (tất nhiên!)

Để cho các phần mềm chế bản trong chu trình DIY làm việc cùng nhau, đòi hỏi một đội ngũ nhân viên chế bản có tay nghề cao và có kinh nghiệm.  Với chu trình “Chìa khóa trao tay” (Turnkey), khi gặp một khó khăn về tương tác/ứng dụng, chỉ cần một cuộc gọi cho nhà cung cấp, bạn đã có thể giải quyết được vấn đề. Tuy nhiên đối với chu trình DIY thì khác, bạn phải giải quyết vấn đề bằng chính khả năng của mình (fix-it-yourself (FIY)). Nếu bạn chưa có một đội ngũ nhân viên chế bản lành nghề, bạn sẽ gặp rất nhiều khó khăn nếu lựa chọn chu trình DIY.

Bạn có nhiều mặt hàng nhưng số lượng in nhỏ hay bạn có ít mặt hàng nhưng sản lượng in lớn? Độ phức tạp của công việc như thế nào? Bạn đã có (hoặc sắp có) hệ thống ghi bản (CTP)? Đòi hỏi tính hiệu quả của công việc ra sao? RIP với chức năng đa xử lý (multiple processors)?... Đó là những yếu tố mà bạn cũng cần xem xét khi xác định lựa chọn một chu trình làm việc (workflow).

Cuối cùng, là các yếu tố về chi phí. Điểm mấu chốt là, bạn cần suy tính “Bạn có được những gì mà bạn đã trả?”. Ngoài tính hiệu quả, tính tự động hóa, và tính dễ sử dụng, hệ thống “chìa khóa trao tay” (hay giải pháp trọn gói) còn bao gồm việc nhà cung cấp sẽ lắp đặt, đào tạo tại chỗ, và bảo hành sản phẩm, mà nếu bạn xây dựng một giải pháp cho riêng mình “Do it yourself” có thể bạn sẽ không có được hoặc phải bỏ chi phí lớn hơn. Nhưng cũng cần lưu ý, chi phí đầu tư cho một chu trình DIY (DIY workflow) thường thấp hơn nhiều so với một chu trình trọn gói (Turnkey workflow).

Nói chung, mỗi công ty cần phải xác định ưu tiên riêng của mình. Nhưng cho dù bạn lựa chọn giải pháp “Chìa khóa trao tay” (Turnkey solution) hay “Do it yourself” (DIY solution), bạn cần chú ý, việc tự động hoá quá trình công việc chắc chắn sẽ nâng cao tính hiệu quả.

Theo anhkhoabrother.com