Kỹ thuật phân tích quy trình nghiệp vụ (Process Analysis) không phải là kỹ thuật mới. Nhưng nó có thật sự thách thức cho bạn? Đặc biệt hơn là nếu bạn đang đảm nhận các vai trò Quản lý quy trình nghiệp vụ, trưởng dự án, chuyên viên phân tích nghiệp vụ, và các thành viên tham gia xây dựng hoặc cải tiến quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp.

a1

Bài viết này tôi giới thiệu cho các bạn về mục đích kỹ thuật phân tích quy trình nghiệp vụ, và các bước áp dụng kỹ thuật này một cách hiệu quả.

1) Mục đích của phân tích quy trình nghiệp vụ

Mục đích của phân tích quy trình nghiệp vụ là đánh giá một quy trình làm sao để quy trình hoạt động hiệu quả, cũng như nó có khả năng giúp bạn xác định các cơ hội tạo ra sự thay đổi.

Phân tích quy trình được dùng cho các mục đích khác nhau như:

• Đề xuất một quy trình hiệu quả hơn
• Xác định các điểm GAP (điểm yếu, điểm hạn chế, điểm không rõ ràng, nguồn lực,…) giữa trạng thái hiện tại và tương lai của quy trình theo yêu cầu mục tiêu kinh doanh
• Hiểu được các yếu tố ảnh hưởng cần đưa vào một cuộc đàm phán hợp đồng với đối tác, khách hàng
• Hiểu được làm thế nào dữ liệu và công nghệ được sử dụng trong một quy trình
• Phân tích những yêu tố ảnh hưởng của một sự thay đổi tới một quy trình

Có hai phương pháp phân tích quy trình nghiệp vụ và các phương thức cải tiến trên thế giới là: Six Sigma and Lean. Trong đó một trong những công cụ được áp dụng nhiều nhất trong việc phân tích quy trình nghiệp vụ là “Value Stream Mapping”, nó cũng là một trong những công vụ của Lean.

Khi phân tích một quy trình nghiệp vụ, các chuyên viên phân tích nghiệp vụ tìm kiếm câu trả lời cho các câu hỏi sau:

• Làm thế nào để quy trình nghiệp vụ tạo ra giá trị cho tổ chức?
• Làm thế nào để quy trình nghiệp vụ phù hợp với các mục tiêu và chiến lược của tổ chức?
• Cấp độ quy trình nghiệp vụ nào cần thiết để chúng được hoạt động hiệu quả, được đo lường, được kiểm soát, được sử dụng và rõ ràng?
• Làm thế nào những yêu cầu cho một giải pháp có thể bao phủ hiện trạng quy trình trong tương lai?

Các thay đổi thường có trong quá trình tạo ra hoặc cải tiến quy trình nghiệp vụ là:

• Giảm thời gian cần thiết để hoàn thành một công việc hoặc tập hợp các công việc trong một quy trình nghiệp vụ.
• Thay đổi sự tương tác giữa các vai trò trong một quy trình, hoặc giữa các phòng ban với nhau để loại bỏ sai sót, bao gồm giảm hoặc loại bỏ các cổ chai.
• Tự động hoá những bước lặp đi lặp lại hoặc có thể dự doán trước.
• Tăng mức độ tự động hoá trong việc ra quyết định bắt buộc bởi quy trình nghiệp vụ.

2) Các bước phân tích quy trình nghiệp vụ

Bước 1: Xác định các GAP và các vùng nghiệp vụ cần cải tiến

Xác định các GAP và các vùng nghiệp vụ cần cải tiến giúp bạn xác định được vùng quy trình nào nằm trong phạm vi phân tích. Các công việc chính của các chuyên viên phân tích thường là:

• Xác định các GAP giữa hiện trạng hiện tại và hiện trạng kỳ vọng trong tương lại
• Xác định các GAP hoặc các vùng nghiệp vụ nào tạo ra giá trị và không tạo ra giá trị cộng thêm
• Hiểu được các cơ hội cải tiến quy trình nghiệp vụ từ các góc nhìn khác nhau
• Hiểu được các điểm gây khó khăn hoặc cả những thách thức trong quy trình nghiệp vụ với các đối tượng liên quan
• Làm hài hoà các GAP và các vùng quy trình để cải thiện quy trình nghiệp vụ theo chiến lược của tổ chức
• Hiểu được mối quan hệ giữa các GAP và các vùng quy trình để cải thiện sự thay đổi trong doanh nghiệp

Bước 2: Phân tích nguyên nhân gốc rễ (Root Cause Analysis)

Phân tích nguyên nhân gốc của các GAP và các vùng quy trình cải tiến để đảm bảo giải pháp đưa ra đã giải quyết những hạn chế được phát hiện trước đó. Khi xác định nguyên nhân gốc bạn cần hiểu một số thông tin sau:

• Có thể có nhiều nguyên nhân gốc rễ
• Thông tin đầu vào của các GAP và các vùng quy trình cải tiến
• Ai là người phù hợp nhất để xác định nguyên nhân gốc rễ
• Hiểu được cách đo lường hiện tại và động lực làm việc của chủ sở hữu quy trình và người thực thi quy trình.

Bước 3: Tạo ra và đánh giá các chọn lựa

Tạo ra các chọn lựa và giải pháp thay thế để giải quyết các GAP và các vùng quy trình cải tiến giúp đội ngũ đánh giá các giải pháp và xem xét ở các góc nhìn khác nhau trong quá trình cải tiến quy trình. Điều quan trọng là các bên liên quan (người thiết kế, vận hành, giám sát, quản trị, người sở hữu quy trình,…) được tham gia để xác định các yếu tố tác động, tính khả thi, giá trị mang lại cho mỗi giải pháp đề xuất.

3) Công cụ Value Stream Mapping

Value Stream Mapping là một công cụ phân tích quy trình nghiệp vụ trong phương pháp Lean. Value Stream Mapping liên quan đến lập biểu đồ và giám sát các điểm đầu vào và các điểm ứng dụng cho quá trình xử lý các đầu vào đó, bắt đầu từ đầu cuối của chuỗi cung ứng. Ở mỗi giai đoạn, bản đồ chuỗi giá trị đo thời gian chờ đợi ở các đầu vào, thời gian xử lý, thời gian trao đổi. Ở cuối chuỗi cung ứng, các bản đồ chuỗi giá trị cung cấp dịch vụ hậu cần, quy trình phân phối cho khách hàng.

Value Stream Mapping cung cấp cho bạn một bức tranh tổng thể các bước tổng thể tham gia xử lý từ điểm bắt đầu đến điểm kết thúc trong quy trình, bao gồm công đoạn tạo ra giá trị cộng thêm (chuỗi giá trị – value stream) và công đoạn không tạo ra giá trị (rác – waste)

Có rất nhiều phương thức, kỹ thuật trong việc phân tích quy trình nghiệp vụ. Khi bạn chọn được một kỹ thuật phù hợp thì nó sẽ giúp cho bạn đảm bảo được giải pháp giải quyết được đúng vấn đề của bạn và tối đa hoá rác trong quy trịnh.

>> xem thêm (Nguồn APEX Global Corporation).

Hi vọng bài viết giúp được gì đó cho bạn.

Trân trọng,

Nguyễn Đức Giang