“Sứ mệnh của Business Analyst là Problem Solving” đó là câu nói được Speaker John Doan (Đoàn Đức Đề) lặp đi lặp lại trước buổi offline “Agile Business Analyst” được cộng đồng Business Analyst Việt Nam tổ chức diễn ra ở quán Cafe Tinh Tế quận 10 ở ngày 10 tháng 7 năm 2016.

Đến với buổi offline này có nhiều bạn đang làm Business Analyst chuyên nghiệp ở các doanh nghiệp lớn như: TMA Solution, CSC Việt Nam, Viettel Software, Bảo hiểm Dai-ichi Life Việt Nam, Ngân hàng ANZ Việt Nam, Harvey Nash Việt Nam,...

Kỹ năng phân tích nghiệp vụ - Business Analysis được dùng ở các cấp độ nào trong doanh nghiệp?

Với CEO hoặc các quản lý cấp cao trong doanh nghiệp thì họ dùng kỹ thuật của Business Analysis để phân tích số liệu thị trường và từ đó đưa ra chiến lược để chiếm lĩnh thị trường.

Ở cấp độ phòng ban thì họ áp dụng kiến thức của phân tích nghiệp vụ để xác định cách thức bộ phận mình giao tiếp với các bộ phận phòng ban khác như thế nào? Có gặp vấn đề gì trong quá trình vận hành hệ thống không? Nếu có thì họ sẽ đề xuất các cải tiến để nâng cao chất lượng công việc ở cấp độ phòng ban mình và các phòng ban liên quan.

Ở cấp độ dự án thì các chuyên viên phân tích nghiệp vụ đến gặp khách hàng và đặt câu hỏi “Anh chị đang gặp vấn đề gì? Và đi tìm giải pháp để giải quyết các vấn đề đó”. Nhưng đâu đó có nhiều Business Analyst trên thị trường tập trung vào câu hỏi “Anh chị muốn gì?”. Giữa hai câu hỏi này thường mang lại kết quả mà Business Analyst thu thập khác nhau rất nhiều. Vì bản thân khách hàng nhiều khi cũng không biết chắc chắn điều họ đang muốn cụ thể là gì? Và nếu Business Analyst tập trung vào câu hỏi “Anh chị muốn gi?” thì nhiều khi không tìm được vấn đề cần giải quyết và trong quá trình thực hiện dự án khách hàng nhận ra những mong muốn họ đã nêu trong giai đoạn đầu của dự án không thật sự đúng và sự thay đổi yêu cầu bắt đầu nhiều lên ở giai đoạn cuối của dự án. Bởi vậy sự mệnh hay cuộc sống của Business Analyst là Problem Solving.

Hai phương pháp tiếp cận để giải quyết vấn đề

Thế giới này không có vấn đề thì Business Analyst không có cơ hội tồn tại. Business Analyst có thể là người không giỏi về nghiệp vụ nhưng họ có một bộ công cụ và kỹ thuật đủ mạnh. Họ có cách tiếp cận riêng để học một mảng nghiệp vụ mới. Trong từng bối cảnh cụ thể dự án thì họ biết cần dùng công cụ và kỹ thuật gì để khai thác được vấn đề và từ đó đưa ra hướng xử lý bằng các giải pháp đề xuất để giải quyết vấn đề đó theo độ ưu tiên của dự án.

Sự ra đời của dự án có thể đến từ những nhu cầu khác nhau như:

1) Nhu cầu – Needs

2) Sự thay đổ - Changes

3) Giải pháp – Solutions

4) Bối cảnh – Context

5) Giá trị - Value

6) Nhóm người dùng – Stakeholders

Tuỳ theo từng đặc thù của yêu cầu mà dự án được hình thành từ một trong sáu yếu tố trên. Nhưng với vai trò một Business Analyst thì bạn elicit để xác định những yếu tố còn lại có được thoả mãn và từ đó chứng minh giải pháp đề xuất của mình đáp ứng được nhu cầu và mang lại giá trị đúng như kỳ vọng của khách hàng. Đây là phương pháp tiếp cận truyền thống (theo như hướng dẫn của BABOK v3, phiên bản mới nhất của IIBA).

Ngoài ra còn có một phương pháp khác tiếp cận khác hiệu quả hơn đó là Agile. Với phương pháp Agile thì người Business Analyst sẽ tập trung vào việc collboration với khác hàng và đội phát triển thường xuyên để tập trung vào phát triển sản phẩm với độ ưu tiên cao của khách hàng. Quá trình chuyển giao sản phẩm sớm hơn và Business Analyst sẽ nhận được phản hồi sớm hơn từ người làm nghiệp vụ và đội dự án để có những điều chỉnh phù hợp.

Mục tiêu của Agile khuyến khích viết tài liệu vừa đủ, và tập trung vào giúp các bên liên quan như người làm nghiệp vụ, stakeholders và đội phát triển có chung một cách hiểu được viết dưới dạng User Story.

Mô hình Agile được áp dụng rộng rải ở các doanh nghiệp là Scrum. Người Business Analyst có thể đảm nhận vai trò ở cấp độ dự án là Product Owner hoặc sẽ đảm nhận vai trò khác ở nhóm stakeholder. Tuỳ theo đặc thù của dự án hoặc cách tổ chức của doanh nghiệp hoặc năng lực của bản thân mà người Business Analyst có thể đảm nhận công việc ở cả hai cấp độ trên.

Phần hỏi và đáp

Đây là một vài câu hỏi được trích ra từ buổi offline giữa Speaker và người tham dự sự kiện

Hỏi: Đâu là thách thức khi đưa Agile vào doanh nghiệp phát triển phần mềm?

Speaker: Thách thức lớn nhất là tư tưởng, cần được thống nhất tư tưởng từ cấp lãnh đạo đến các đối tượng tham gia dự án Agile. Có thể 3 sprint đầu chấp nhận thất bại nhưng từ sprint thứ 4 trở đi thì team phải làm việc theo tư duy Agile và phải xây dựng tính kỹ luật và khả năng tự quản – Self Organizing. Nếu việc áp dụng Agile không đồng bộ thì hậu quả thật khó mà tưởng tượng và đó là nguy cơ tạo ra Scrum-BUT (nếu áp dụng theo Scrum).

Hỏi: Với những khách hàng không có nhiều thời gian hỗ trợ cho dự án thì Business Analyst phải làm thế nào?

Speaker: Bạn cần phân loại nhóm công việc của khách hàng, bạn cần biết người quản lý chịu trách nhiệm công việc gì, người làm nghiệm vụ bên dưới chịu trách nhiệm và thiết lập cuộc phỏng vấn với các đối tượng tương ứng để thu thập yêu cầu. Và với cách phân đoạn này thì mỗi khách hàng sẽ không phải tốn thời gian quá nhiều để hỗ trợ dự án và bạn sẽ nhận được sự hỗ trợ tốt nhất từ họ.

Hỏi: Với những người làm nghiệp vụ không hợp tác và hỗ trợ cho dự án thì làm thế nào?

Speaker: Với vai trò là một Business Analyst, bạn phải phân tích được nhóm lợi ích và người ra quyết định cho dự án. Bạn cần xác định được “Ai là người muốn dự án không thành công?” và đưa họ vào danh sách quản lý đặc biệt và tìm biện pháp theo dõi và xử lý phù hợp.

Hỏi: Hiện tại em đang làm công việc triển khai phần mềm thì em có thể trở thành Business Analyst không?

Speaker: Nếu bạn là người thích giao tiếp với khách hàng và thích giải quyết các vấn đề thì em có thể trở thành Business Analyst. Nhưng bạn cần trang bị cho mình một bộ công cụ và kỹ năng như anh đã trình bày lúc nãy thì bạn có thể đi theo hướng Business Analyst. Ngoài ra với công việc của bạn hiện tại giao tiếp với khách hàng thường xuyên thì em đã có một lợi thế để sử dụng các business skills.

Hỏi: Đâu là thách thức để thuyết phục lãnh đạo để triển khai Agile?

Speaker: Ở vai trò Business Analyst nếu bạn muốn thuyết phục lãnh đạo triển khai Agile thì bạn hãy dùng bộ công cụ và kỹ thuật của mình để chứng mình cho lãnh đạo giá trị mà Agile có thể mang lại và cả những thách thức phải đối mặt. Từ cơ sở đó bạn có thể thuyết phục lãnh đạo dựa trên thông tin của mình. Trong có một số khoá học quản lý dự án Agile ở những trung tâm đào tạo uy tín thì có phần đào tạo Agile cho lãnh đạo, cận cần học cách tiếp cận để thuyết phục lãnh đạo.

Hỏi: Scrum Master có nhất thiết phải hiểu rõ về kỹ thuật, công nghệ của dự án?

Speaker: Scrum Master là một trong 3 vai trò chính của dự án triển khai theo Agile-Scrum. Bạn cần nhớ là ở dự án Scrum thì không có vai trò quản lý dự án. Scrum Master là một lãnh đạo là người huấn luyện đội phát triển, Product Owner, tạo điều kiện cho team thực xay dựng khả năng tự quản và bảo vệ team. Bằng kỹ thuật quản lý và lãnh đạo của mình Scrum Master sẽ tìm ra các vấn đề và tạo điều kiện cho team cải thiện. Nếu có vấn đề về kỹ thuật thì Scrum Master hoàn toàn có thể gọi technical expert tham dự để xử lý.

Buổi Offline thành công ngoài sự mong đợi, theo các bạn tham dự nói đùa là “Kết quả không fail” :-). Người tham dự hiểu rõ hơn về vai trò Business Analyst, sự dịch chuyển của Agile và đâu là vai sứ mệnh và vai trò của Business Analyst trong dự án Agile so với dự án theo mô hình phát triển truyền thống. Đó là lý do khuyến khích mọi người trao đổi sôi nổi cho dù thời gian buổi chia sẻ đã kết thúc. Mọi người cho rằng offline lần này chỉ là sprint số 1 trong chủ đề “Agile Business Analyst” và kỳ vọng cộng đồng BA sẽ tiếp tục tổ chức các sprint kế tiếp :-). Để có được thành công này thì phải nhắc đến sự hỗ trợ đắc lực từ đội ngũ công ty APEX Global (APEX Global Corporation) và sự chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm thực tiển của diễn giả John Doan. Và không thể không nhắc đến sự tham gia nhiệt tình của các bạn thành viên cùng các bạn có quan tâm đến nghề BA đang theo dõi gần xa. Xin chân thành cám ơn tất cả mọi người!

Tài Trần - Founder của VinaBAC & Nguyễn Đức Giang của Apex Global