Những lỗi nghiêm trọng của người BA

Đối với một người BA thì việc phải khai phá yêu cầu để thực hiện các sáng kiến hay dự án là một công việc quan trọng và thường xuyên phải thực hiện. Tuy nhiên có rất nhiều lỗi mà người thực hiện công việc này thường hay mắc phải:

Phân tích danh sách người ảnh hưởng hay tham gia trong dự án không chính xác
Việc phân tích thiếu sót người ảnh hưởng trong dự án thường xảy ra trong giai đoạn đầu của dự án vì có thể không thể biết hết được tất cả các nhánh công việc trong một tổ chức. Còn khi dự án được triển khai thì có thể phát sinh thêm nhánh công việc mới mà nếu người BA không có đề xuất được người đại diện cho đơn vị kinh doanh/nghiệp vụ bị ảnh hưởng thì người liên quan đó sẽ không biết để làm phần việc của họ.

Một trong những hoạt động mà người BA nên phải hoàn tất khi được chỉ định cho một dự án là việc phân tích danh sách người ảnh hưởng hay tham gia trong dự án (Stakeholder Analysis). Hoạt động này giúp đảm bảo chính xác những người có ảnh hưởng hay bị ảnh hưởng sẽ tham gia vào dự án. Tuy nhiên, Stakeholder Analysis không phải là công việc thực hiện một lần duy nhất mà nó là một công việc lặp đi lặp lại trong suốt vòng đời của dự án, đặc biệt khi dự án có sự chuyển hướng sang một lĩnh vực nghiệp vụ mới mà không có người đại diện nào của lĩnh vực nghiệp vụ đó tham gia. Đây chính là thời điểm mà người BA cần phải giơ tay cao đề xuất/giới thiệu nguồn nhân sự mới tham gia vào dự án.

Sử dụng từ ngữ không phù hợp trong yêu cầu tài liệu
Người BA thường phải nổ lực thể hiện & trình bày các tài liệu thuộc dạng Business Requirement & Stakeholder Requirement sao cho đạt chuẩn SMART-CC (Specific, Measureable, Attainable, Realizable, Time-bound và Complete & Concise). Tuy nhiên, họ thường rơi vào cái bẫy là trình bày các tài liệu này một cách kỹ thuật. Họ thường áp dụng nhiều các thuật ngữ kỹ thuật vào các tài liệu này. Trong khi chúng là những tài liệu ở góc độ kinh doanh của công ty hay ở góc độ nghiệp vụ của người dùng. Điều này tạo ra sự mơ hồ và dễ nhầm lẫn cho đối tượng người đọc.
 

Nhảy ngay vào việc thiết kế trước khi có yêu cầu
Trong những buổi khai phá yêu cầu thì đại đa số người tham gia nhảy ngay vào việc thiết kế & những hệ thống nào cần phải triển khai mà không thực sự tìm hiểu nhu cầu gốc của yêu cầu là gì. Điều này dẫn đến những điểm mù trên toàn đội dự án. Đến khi giải pháp cho yêu cầu được bắt đầu thì mọi người có khuynh hướng tập trung về một giải pháp mà không suy nghĩ cho những giải pháp khác. Điều này lại dẫn đến 2 lỗi sau đây khi mà người BA thực hiện hoạt động khai phá yêu cầu.
 

Không tập trung hướng dẫn buổi thảo luận cho việc khai phá yêu cầu với nhóm người liên quan
Ngay cả với nhóm nhỏ hay thậm chí cuộc phỏng vấn một - một thì buổi trao đổi có thể đi sai đường. Những cuộc nói chuyện có xu hướng làm xao lãng nhiệm vụ của công việc và tiêu tốn thời gian trong quá trình thảo luận yêu cầu.
Một phần nhiệm vụ của người hướng dẫn viên (facilitator) là giữ cho các cuộc thảo luận tập trung đúng chủ đề đã định. Khi mà cuộc thảo luận đi sai đường thì khó mà tìm đúng thời điểm quay trở lại chủ đề ban đầu. Nếu người hướng dẫn viên có thể đem cuộc thảo luận quay về đúng điểm trước khi quá trễ thì thời gian của dự án càng tiết kiệm và những người liên quan vẫn tập trung vào dự án.
 

 

Lấy phê chuẩn trên yêu cầu mà không hiểu về chúng
Với lịch trình dự án chặt chẽ như ngày nay, thường quá trình yêu cầu lấy sự phê duyệt là quá vội vã trong khi phải đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan dù là bộ phận kinh doanh/nghiệp vụ hay kỹ thuật đều phải hiểu các yêu cầu theo một hướng. Với các bên liên quan có quan điểm khác nhau, việc phải đảm bảo rằng tất cả đều hiểu rõ những yêu cầu là một nhiệm vụ rất quan trọng. Một kỹ thuật tạm gọi là Rà sót chi tiết có cấu trúc (walk-through) sẽ hỗ trợ hoàn thành nhiệm vụ này.