“Người tài giỏi sẽ chiến thắng trò chơi, nhưng tinh thần đồng đội và trí óc giành chức vô địch.” - Michael Jordan

Một câu danh ngôn quá hay về tinh thần làm việc nhóm phải không? Đối với người phân tích nghiệp vụ hệ thống kinh doanh (gọi là Business Analyst, viết tắt là BA) thì chắc hẳn việc lấy yêu cầu (hay còn gọi là khai phá yêu cầu) là rất quan trọng khi làm việc nhóm.

Vậy hãy trả lời vài câu hỏi sau đây!

• Điều gì chung mà bạn muốn khai phá cho nhóm?
• Những cuộc xung đột đang có là gì, và làm thế nào bạn có thể giải quyết chúng?
• Các rào cản về khoảng cách địa lý, văn hóa và các rào cản tổ chức ngăn chặn làm việc nhóm khi khai phá yêu cầu như thế nào?

Trước tiên, BA cần phải hiểu tầm quan trọng của khai phá yêu cầu là gì? Nó là một nhiệm vụ rất quan trọng trong nghề phân tích kinh doanh (Business Analysis). Bởi vì các yêu cầu (requirement) được xem như là nền tảng cho các giải pháp cho các nhu cầu kinh doanh. Vi thế yêu cầu cần phải đảm bảo các tính chất là đầy đủ, rõ ràng, chính xác và nhất quán. Định nghĩa này nhấn mạnh sự cần thiết phải lôi cuốn các bên liên quan tham gia trong việc xác định các yêu cầu.

Tiếp theo, BA cần am hiểu các kỹ thuật thường được sử dụng để gợi ra yêu cầu, để có thể chọn kỹ thuật thích hợp cho một tình huống nhất định. BA cũng cần có kiến thức trong những nhiệm vụ cần thiết để chuẩn bị, thực hiện và hoàn thành từng kỹ thuật.

Có một số kỹ thuật để lấy yêu cầu như phỏng vấn, quan sát, tổ chức workshop, khảo sát ... BA phải biết khi nào thì dùng kỹ thuật phỏng vấn mà không phải là khảo sát? Khi nào dùng kỹ thuật workshop mà không dùng kỹ thuật phỏng vấn? Khi nào thì BA cần kết hợp nhiều kỹ thuật khơi gợi yêu cầu lại với nhau. Để lựa chọn kỹ thuật phù hợp thì BA cần xem xét các yếu tố sau đây:

• Lĩnh vực kinh doanh,
• Văn hóa doanh nghiệp
• Môi trường làm việc
• Kỹ năng của BA

Đối với việc khai phá yêu cầu từ nhóm thì kỹ thuật thường được sử dụng là Workshop (hội thảo yêu cầu). Một buổi workshop là một sự kiện tập trung cao và hiệu quả với sự tham gia của các bên liên quan được lựa chọn cẩn thận trong một thời gian chuyên sâu ngắn (thường là một hoặc vài ngày). Kỹ thuật này giúp BA tạo ra một môi trường cộng tác cho các bên liên quan để phối hợp, giải quyết xung đột, đưa ra quyết định và đạt được một sự hiểu biết lẫn nhau về các yêu cầu.

Các giai đoạn và kiến thức mà BA cần nắm rõ khi áp dụng kỹ thuật này là:

Giai đoạn chuẩn bị:

• Xác định rõ nhu cầu của các bên liên quan và mục đích của hội thảo
• Xác định người nào quan trọng sẽ phải cần tham gia hội thảo
• Liệt kê các tiết mục của hội thảo
• Xác định những phương tiện, cơ sở vật chất dùng trong buổi hội thảo
• Lên lịch cho buổi hội thảo
• Gửi tài liệu trước cho những người tham dự để chuẩn bị
• Tiến hành phỏng vấn trước hội thảo với những người tham dự. Đây không phải là buổi phỏng vấn đầy đủ các yêu cầu mà chỉ tập trung vào việc đảm bảo rằng mục đích của hội thảo yêu cầu được hiểu và phù hợp với nhu cầu với mỗi người, và để đảm bảo rằng người tham dự có những sự chuẩn bị cần thiết (nếu cần).
• Xác định số lượng người tham gia hội thảo.

Giai đoạn thực hiện buổi workshop

• Gợi ý, phân tích, thu thập và ghi chép lại các yêu cầu phát sinh trong buổi hội thảo
• Lấy được sự đồng thuận về quan điểm xung đột giữa những người tham dự
• Duy trì việc tập trung trên mục tiêu đề ra của buổi hội thảo bằng cách thường xuyên có hành động xác nhận yêu cầu với người tham gia

Trong giai đoạn này, mâu thuẫn, xung đột về yêu cầu sẽ phát sinh. BA cần giải quyết vấn đề hiệu quả như sau:

- Yêu cầu những người phản đối giải thích cho những bất bình của họ đồng thời tạo cơ hội, điều kiện cho họ lắng nghe ý kiến của những người khác. Điều này sẽ giúp các thành viên hiểu nhau hơn nếu thực sự mọi người đều có thiện ý.
- Tìm nguyên nhân gốc của của những xung đột này, tiến hành thương lượng với các nhân vật chính liên quan
- Đưa ra một giải pháp có thể trung hòa một cách tương đối cho các bất đồng của những nhân vật này

Giai đoạn sau workshop