Hệ thống thông tin tác nghiệp được hiểu là hệ thống thống tin được xây dựng với định hướng hỗ trợ cá nhân và nhóm làm việc trong doanh nghiệp và tổ chức nhằm đạt hiệu quả cao nhất trong xây dựng, vận hành và cải tiến các quy trình tác nghiệp

Hệ thống tác nghiệp bao gồm hai dạng thức cơ bản:

• Đồng bộ: hội thảo trực tuyến, đàm thoại trực tuyến …
• Không đồng bộ: chia sẻ không gian, quy trình và dữ liệu tác nghiệp.

Một hệ thống thông tin tác nghiệp được thiết kế hiệu quả sẽ đảm bảo các yếu tố cơ bản sau:

• Đặt nền tảng về mặt nhận thức: mỗi cá nhân là một thực thể tham gia vào các quy trình chung của toàn hệ thống. Mỗi tác vụ đều là nhân tố hỗ trợ quá trình ra quyết định ở các quy trình liên quan khác.
• Tạo động lực thúc đẩy chuẩn hóa các quy trình tác nghiệp: mọi công việc đều cần có sự phối hợp giữa các cá nhân, bộ phận. Và như vậy cần chuẩn hóa và cải tiến không ngừng các quy trình tác nghiệp.
• Nâng cao tính chủ động của mỗi cá nhân: ở mỗi quy trình tác nghiệp, các cá nhân liên quan sẽ có trách nhiệm tham gia hệ thống tại những thời điểm nhất định tùy vào quy trình tác nghiệp cụ thể.
• Thúc đẩy làm việc theo nhóm: mỗi cá nhân tham gia hệ thống ý thức rằng các cá nhân khác cũng tham gia trong các quy trình chung, và hiệu quả chung của toàn bộ quy trình phụ thuộc vào từng bước phối hợp thực hiện của quy trình cụ thể.
• Điều hòa lợi ích: cho phép các cá nhân tương tác và cùng tìm ra cách giải quyết vấn đề một cách hiệu quả. Như vậy không chỉ doanh nghiệp hay tổ chức đạt được lợi ích nhờ hệ thống tác nghiệp, mà mỗi cá nhân khi tham gia hệ thống cũng đạt được lợi ích thiết thực nhờ mở rộng khả năng tương tác.
• Tăng cường khả năng trao đổi và chia sẻ: các cá nhân đều có thể chia sẻ và được chia sẻ, thông qua các công cụ và tiện ích mang tính hệ thống.
• Tính phản hồi tích cực: hệ thống giúp tìm kiếm các giải pháp giải quyết công việc một cách hiệu quả thông qua sự phản hồi tích cực của mỗi các nhân và nhóm cộng tác. Mỗi tác vụ cụ thể có thể được mở rộng phạm vi trao đổi thông qua các công cụ hệ thống, giúp mở rộng khả năng hỗ trợ chung của toàn hệ thống.
• Khuyến khích tham gia: hệ thống cung cấp các tiện ích và tính năng tích cực khuyến khích sự tham gia hệ thống đối với mỗi cá nhân. Nói cách khác, bản thân hệ thống là một thực thể sống động, thiết thực và có ích.

Hệ thống tác nghiệp đặt nền tảng trên tính mở, khả năng chia sẻ tri thức, cũng như khả năng tập trung được các nguồn lực của doanh nghiệp và tổ chức. Tính hiệu quả trong quản lý tác nghiệp được đảm bảo thông qua khả năng khởi tạo theo nhu cầu thực tế các không gian tác nghiệp độc lập đối với mỗi nhóm làm việc hay từng quy trình tác nghiệp cụ thể, trong đó mỗi tác vụ, mỗi trạng thái cũng như dữ liệu xử lý đều được kiểm soát và được lưu vết trong hệ thống.

Xu hướng hiện nay là nhiều doanh nghiệp và tổ chức nhận thức được tính hiệu quả trong việc ứng dụng công nghệ Web 2.0, hay các hệ thống phần mềm dạng Mạng Xã hội (Social software) trong quản lý và tác nghiệp. Các hệ thống định hướng xây dựng theo cách thức như vậy được gọi là các hệ thống Enterprise 2.0. Một hệ thống Enterprise 2.0 có thể được hiểu là hệ thống dựa trên nền tảng là các công nghệ web nhắm tới hỗ trợ cho các môi trường cộng tác một cách linh hoạt và mềm dẻo, thông qua khả năng chia sẻ thông tin và tích hợp đa hệ thống.

Giải pháp Hệ thống thông tin tác nghiệp của SynTek được phát triển dựa trên nền tảng công nghệ web 2.0, đáp ứng những tiêu chí hiện đại nhất cả về công nghệ và quản lý, đảm bảo đem lại hiệu quả đầu tư cao nhất đối với các tổ chức và doanh nghiệp.

Theo syntek.com.vn